Twee typen management dashboards?
De meeste management dashboards laten zien hoe je organisatie het heeft gedaan, bijvoorbeeld in de afgelopen maand, kwartaal of jaar. Doelstellingen worden vergeleken met bereikte resultaten. KPI’s laten zien of en in welke mate doelen worden gerealiseerd. Laten we deze dashboards nu even het type 1 dashboard noemen.
In mijn boek Business Flight Simulator neem ik je mee op reis naar die volgende fase van prestatiemanagement. In die fase gaan we meer scenario-analyses uitvoeren en zullen we pro-actiever moeten zijn over het ondernemingsrisico. We moeten de witte vlekken van de toekomstige performance in kaart brengen. Het Type 1 management dashboard is hiervoor niet geschikt. Het zegt te weinig over toekomstige prestaties zoals omzet, winst, kwaliteit en werkdruk, om er een paar te noemen. Managers weten niet ‘what causes what?’ Daarom gaan ze sturen op ‘onderbuikgevoel’ of ‘wensdenken’ als de KPI’s zich in het rood begeven.
Geïnformeerd beslissingen nemen
Dat zouden we natuurlijk graag willen vervangen door het geïnformeerd beslissingen nemen. Geïnformeerd vanuit de specifieke expertise van managers en op basis van de juiste data. De vraag is dus welke data we nodig hebben om de juiste beslissingen te nemen. De juiste beslissingen zijn beslissingen die in de tijd goed gaan uitpakken. Niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst.
Voor het nemen van de juiste beslissingen zul je twee dingen willen weten:
1. Wat gaat de toekomst brengen?
Dat is de lastigste vraag: wat gaat die toekomst brengen. Daarop wil je kunnen anticiperen, dus ga je je best doen om te voorspellen. Voor dat doel werken scenario’s goed; het zijn geen voorspellingen maar het zijn ‘plausibele futures’. Daar kun je je op voorbereiden en een plan maken. Je eindigt dan met een serie plannen (voor elk scenario één) en je gebruikt het plan dat het best past bij de ontwikkelingen in de omgeving. Daarvoor heb je een dashboard nodig dat ook ‘sign posts’ laat zien, ook wel ‘trip wires’. Die zeggen tegen je ‘wacht effe, de ontwikkelingen gaan anders dan je dacht. Kies plan B. Of plan C’. Om dat te kunnen uitvoeren moet je organisatie wendbaar zijn. Het is agility based strategy.
2. Hoe werkt je organisatie feitelijk?
Het tweede dat je zult moeten weten is hoe je organisatie feitelijk werkt. Dat is minder vanzelfsprekend dan het misschien lijkt. Kijk maar om je heen; overal zien we niet goed lopende processen, met veel vertragingen als gevolg. Dat kan niet de bedoeling zijn. Een organisatie is een systeem dat is bedacht om efficiënt een bepaalde prestatie te realiseren. Als je wilt weten hoe je organisatie werkt moet je dat systeem dus heel transparant bij de hand hebben. Dan heb je een model nodig dat je laat zien hoe de organisatie zich gedraagt onder de verschillende beslissingen die je kunt nemen. Zo’n model noemen we een living business model.
Wat is een living business model?
Een living business model is feitelijk al een werkende, gekwantificeerde simulatie van het actuele gedrag van een organisatie. Het is ‘living’ omdat het inzichtelijk maakt ‘what causes what?’. De onderliggende methodiek is System Dynamics. Het is zowel een filosofie als een tool waarmee je een systeemmodel van je organisatie of een deel ervan kunt bouwen. System Dynamics is ontwikkeld door Jay Forrester. Met dat model imiteer je de werkelijkheid van je organisatie. Hiermee kun je de ontwikkeling van de KPI’s in de tijd laten zien. Dan beschikken we over een Type 2 management dashboard.
Het living business model is dus een Type 2 management dashboard. Je kunt nu ook experimenteren door ‘what if’ kwesties te gaan formuleren. Zoals: wat als het aantal orders per klant 10% daalt, robotisering de efficiency van de productielijn 40% doet stijgen, 20% van onze capaciteit uitvalt? We kunnen dus zien hoe de prestaties van de organisatie zich gaan ontwikkelen binnen een gegeven scenario.
Waarvoor kan je living business models gebruiken?
Living business models kunnen niet alleen gebruikt worden voor strategieontwikkeling of strategieaanpassing aan de scenario’s, maar ook voor (bijvoorbeeld) predictive maintenance, down time reductie en talent management. Waar brengt ons dit?
Werken met Type 2 dashboards
Ik geef hieronder schematisch weer hoe werken met type 2 dashboards in zijn werk gaat.
De gebruiker geeft zijn beslissingen en keuzen voor bepaalde parameters (bijvoorbeeld het percentage klanten dat afhaakt) door aan het business model. Dat doet hij via de interface. Via de interface krijgt hij de resultaten (consequenties) terug. Op de interface vindt hij een kopie van het business model terug en hij kan er de actuele waarden per tijdsperiode op zien. Bovendien kan hij die waarden tot zich nemen in de vorm van KPIs (graphics, tabellen). Nu is er sprake van een Type 2 dashboard. Want we kunnen de ontwikkeling van de KPIs in de tijd zien.
Verder zien we de ‘omgeving’ waar de gebruiker verschillende scenario’s voor zou kunnen ontwikkelen. Op basis hiervan kan hij een scenario based planning opstellen. De waarden van deze planning kan hij opnemen in het living business model. En bij de simulatie kan de gebruiker zien of die met de voorgenomen besluiten haalbaar zouden zijn. Als dat niet zo is, moeten andere beslissingen worden genomen en ook die worden getest. Net zolang tot er een ‘match’ is.
We kunnen nog een stap verder gaan. We zouden het living business model ook kunnen voeden met de echte cijfers. Dan moet er natuurlijk retrieval mogelijk worden gemaakt uit de bronbestanden. Als er zelfs sprake zou zijn van een continue voeding met actuele data hebben we een continue vergelijking tussen gepland en werkelijkheid. En daarmee een permanent up to date dashboard. Het living business model is hiermee het hart van de simulator.
Meer weten over Living Business Models?
In een volgende long read zal ik uit de doeken doen hoe zo’n model precies werkt en hoe het eruit ziet. Als vervolg daarop wil ik graag uitleggen hoe de samenhang is van het business model en een type 2 management dashboard.
Lees ook mijn nieuwste boek Business Flight Simulator